Современное государственное регулирование делопроизводства

Это приводит к децентрализации приема-передачи докумен­тов, результатом чего становится потеря службой делопроизвод­ства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность струк­турных подразделений и утрата руководством организации кон­троля за их деятельностью.* Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служ­ба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, от­ветственности за ее сохранность и использование).

Передача документов

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, пе­редача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные под­разделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подраз­делений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами.

Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных пред­приятиях, там, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совер­шают два-три обхода здания (территории) по заранее разрабо­танным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов — вы­полнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответ­ственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация первичной обработки докумен­тов позволяет выделить первичные потоки поступивших доку­ментов: в адрес руководства организации, руководства структур­ных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков бу­дет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

* Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами. // Секретарское дело. — 1996. — № 1(3), с.48.

Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами

Из экспедиции документы, адресованные руководству, пере­даются в службу делопроизводства для регистрации и подготов­ки рассмотрения документов руководителем.

Документы, адресованные в структурные подразделения, на­правляются в их секретариаты для тех же операций.

На этапе движения от первичной обработки до поступления на исполнение документы проходят несколько инстанций, ко­личество которых зависит от структуры организации, распреде­ления обязанностей между руководством, степени самостоя­тельности структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации делопроизводства. В организациях с не­большими штатами сотрудников документ передается исполни­телю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой движение документов от получения до исполнителя будет проходить по­следовательно от руководителя (заместителя) организации к ру­ководителям сначала крупных структурных подразделений (на­пример, главных управлений), затем более мелких (отделы). Сроки прохождения документов увеличивает и «ожидание» рас­смотрения документов руководителями, которые в силу занято­сти или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Такие операции, как регистрация до­кументов и контроль за сроками их исполнения, могут значи­тельно увеличивать время доставки документов исполнителю и самого процесса исполнения. Если регистрация документов централизована и однократна (т.е. один документ в пределах одной организации регистрируется один раз), документ попадет к исполнителю быстрее. Если регистрация проводится в канце­лярии, а затем повторно в структурных подразделениях, то вре­мя движения документа увеличивается.

С 1970-х годов получила широкое распространение методика предварительного рассмотрения документов. Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем-референтом ру­ководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам — высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание состояния дел организации, а также доверие к ним руководителя. Предвари­тельное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на имя руководства документов. При этом секретарь-референт выяв­ляет документацию, которая должна быть представлена руководи­телю в обязательном порядке — документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы струк­турных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов — в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди кото­рых имеется типовая документация, не требующая его компетен­ции, не имеющая принципиального характера. Предварительное рассмотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, что предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому рефе­рент должен иметь четкие представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководи­теля. Отобранный массив документов «спускается» на следую­щий уровень управленческой структуры, т.е. документы попа­дают к исполнителю уже в день их поступления в организацию.

Рассмотрение документов руководителем организуется в этом случае более рационально — к нему попадают документы, которые имеют принципиально важное значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе которого помимо по­ступивших документов еще представляется подборка справоч­ных данных или предварительной переписки.

Движение документов задается резолюцией руководителя (см. гл. 4). В зависимости от содержания и назначения посту­пивших документов исполнение каждого из них различное.

Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих организаций, органов власти и управления не всегда требуют письменного ответа — они необходимы для ознакомления, со­держат инструкции по выполнению каких-то операций или дей­ствий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат или канцелярия проводит оз­накомление с документом необходимого круга сотрудников. Ви­зы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах озна­комления. На документе делается отметка «Принято к сведе­нию» или «Принято к руководству», ставится подпись лица, ко­торое проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором документ будет храниться.